Modulaire kantoorunits: de toekomst van flexibel werken

Flexibel werken is veel meer dan een flexbureau

Een paar jaar geleden betekende flexibel werken vooral dat niemand meer een eigen bureau had. Laptop onder de arm, vrije plek zoeken en gaan. Inmiddels ligt dat wat genuanceerder.

Neem een gewone werkdag. Je begint met een kort teamoverleg. Daarna wil je een uur geconcentreerd aan een voorstel werken. Vervolgens heb je een Teams-call en ’s middags bespreek je iets vertrouwelijks met een collega.

Voor al die momenten heb je eigenlijk iets anders nodig. Een open werkplek is fijn voor contact. Voor een klantgesprek wil je juist rust. En voor een brainstorm wil je ruimte om samen te werken.

De vraag is dus niet alleen hoeveel werkplekken je nodig hebt. Interessanter is welke soorten werkplekken ontbreken.

Loop eens op dinsdagmiddag door je eigen kantoor

Je hoeft echt geen ingewikkeld onderzoek te laten uitvoeren om eerste knelpunten te ontdekken. Loop eens rond op een dag waarop bijna iedereen aanwezig is.

Waarschijnlijk herken je er een paar:

• iemand voert een videocall aan zijn bureau;
• twee collega’s bezetten een vergaderzaal voor twaalf personen;
• iemand vlucht met een laptop naar de kantine voor rust;
• een telefoongesprek is drie bureaus verderop prima te volgen;
• de kleinste vergaderruimte zit de hele dag vol;
• een projectteam schuift steeds van plek naar plek;
• vertrouwelijke gesprekken vinden plaats waar dat eigenlijk niet handig is;
• enkele grote ruimtes staan ondertussen opvallend vaak leeg;
• medewerkers reserveren ruimtes langer dan ze werkelijk gebruiken;
• op rustige dagen lijkt er juist helemaal niets aan de hand.

Dan heb je misschien helemaal geen tekort aan vierkante meters. Het kan net zo goed een verdelingsprobleem zijn.

Praktijkvoorbeeld: de vergaderzaal waar bijna nooit twaalf mensen zitten

Stel: je hebt een mooie vergaderzaal voor twaalf personen. In theorie hartstikke handig. In werkelijkheid zitten er meestal twee of drie mensen.

Ondertussen loopt een collega met zijn laptop onder de arm door het kantoor. Hij zoekt een rustige plek voor een online klantgesprek. De kleine overlegkamer is alweer bezet.

Meer ruimte toevoegen is dan niet automatisch de eerste stap. Misschien is een andere verdeling slimmer. Met bijvoorbeeld een kleinere vergadercabine vang je korte meetings en online gesprekken op. De grote zaal blijft beschikbaar wanneer je hem daadwerkelijk nodig hebt.

Open werken mag gewoon open blijven

Open kantoren hebben natuurlijk niet voor niets zoveel terrein gewonnen. Even iets vragen aan een collega gaat makkelijk. Nieuwe medewerkers leren het team sneller kennen en spontaan overleg ontstaat vanzelf.

Alleen heeft zo’n open ruimte ook een volumeknop die soms zoek lijkt te zijn.

Een enthousiaste Teams-meeting hier, een verkoopgesprek daar en tussendoor iemand die probeert geconcentreerd een begroting af te maken. Dat schuurt.

De oplossing hoeft niet te zijn dat je het hele kantoor weer vol vaste kamers bouwt. Het gaat juist om balans. Met passende akoestische oplossingen voor kantoor kun je rustige zones toevoegen zonder het open karakter volledig kwijt te raken.

Rust maken zonder de sfeer eruit te halen

Neem een adviesbureau waar collega’s graag samen in één open ruimte werken. Ze sparren veel, lopen makkelijk bij elkaar langs en de sfeer is informeel.

Dat werkt prima, totdat vier consultants tegelijkertijd een klant bellen.

Een rij vaste kantoren bouwen voelt dan nogal rigoureus. Bovendien haal je precies dat open karakter weg waar iedereen juist blij mee is.

Een paar goed geplaatste modulaire kantoorunits kunnen dan een veel logischere aanvulling zijn. Bellen en vertrouwelijke overleggen krijgen een eigen plek. Buiten de units blijft het kantoor levendig.

Van even bellen tot een middag samenwerken

Het leuke van modulaire kantoorunits is juist dat niet iedere ruimte hetzelfde hoeft te doen.

Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

• een compacte ruimte voor telefoongesprekken;
• een stille plek om een uur geconcentreerd te werken;
• een ruimte voor één-op-één gesprekken;
• een kleine vergaderplek voor twee tot vier personen;
• een ruimte voor hybride overleg;
• een projectruimte waar een team een middag kan samenwerken;
• een grotere afgesloten werkplek voor een afdeling;
• een plek voor sollicitatie- en beoordelingsgesprekken;
• een tijdelijke projectruimte binnen een bestaande verdieping.

Op die manier geef je verschillende werkzaamheden een passende plek. Niet iedere vierkante meter hoeft tenslotte alles tegelijk te kunnen.

Modulair betekent niet dat je iedere maand gaat schuiven

Dit is een belangrijk misverstand. Bij modulair werken denk je misschien aan kantoorunits die voortdurend van plek veranderen. Alsof je op vrijdagmiddag even besluit de halve verdieping opnieuw in te delen.

Dat is niet het idee.

Een unit kan prima jarenlang op exact dezelfde plek blijven staan. Als de ruimte goed wordt gebruikt, laat je hem lekker staan.

De waarde van modulariteit merk je vooral wanneer er wél iets verandert. Een team wordt groter. Twee afdelingen gaan samenwerken. Een vergaderruimte wordt projectruimte. Dan kun je naar de bestaande configuratie kijken en deze waar mogelijk opnieuw aanpassen. Het BOW-systeem is juist vanuit dat uitgangspunt opgebouwd.

Praktijkvoorbeeld: ineens zijn vijf marketeers er negen

Een marketingteam zit prettig op zijn plek met vijf medewerkers. Ze werken deels open en gebruiken af en toe een kleine ruimte voor klantgesprekken.

Een jaar later bestaat het team uit negen mensen. Tegelijk worden er veel meer videocalls gevoerd. Wat eerst prima werkte, begint te wringen.

Je kunt dan natuurlijk opnieuw beginnen met de hele indeling. Maar misschien is dat helemaal niet nodig. Een bestaande ruimte kan mogelijk worden aangepast. Of twee kleinere werkplekken passen inmiddels beter bij het dagelijkse gebruik.

Dat is precies wanneer herconfiguratie interessant wordt: niet omdat het kan, maar omdat de organisatie erom vraagt.

Echte praktijk: focus voor programmeurs

Bij APC ontstond een heel concrete behoefte: programmeurs werkten in een open kantoortuin, maar zochten meer mogelijkheden om geconcentreerd te werken.

Voor dat project werden negen BOW Two-units geplaatst. Volgens de projectbeschrijving speelden onder meer modulariteit en akoestiek een belangrijke rol bij de keuze.

Dat voorbeeld laat mooi zien waar een modulaire oplossing nuttig wordt. Niet omdat een kantoor per definitie zoveel mogelijk afgesloten ruimtes nodig heeft. Wel omdat bepaalde werkzaamheden soms vragen om iets wat de open werkvloer niet biedt.

Kleur mag best een beetje leuk zijn

Flexibel en modulair klinkt al snel technisch. Maar een kantoorunit hoeft absoluut niet te voelen alsof iemand achteraf een standaard doos in het interieur heeft gezet. Kleur kan daarin veel doen.

Misschien wil je de focusruimtes rustig houden met een warme zandtint. Voor een projectruimte mag het best wat uitgesprokener. Of je laat de kleuren uit de huisstijl terugkomen.

Bij BOW kun je het frame in RAL-kleuren uitvoeren. Voor PET-viltpanelen zijn bovendien meer dan 200 RAL-kleuren mogelijk. Ook patronen, prints en andere afwerkingen kunnen onderdeel worden van het ontwerp.

Hiermee kun je een kantoorunit laten aansluiten op het bestaande interieur. Je kunt hem natuurlijk ook juist bewust laten opvallen.

Akoestiek is prettiger als je er vooraf over nadenkt

Akoestiek wordt nog vaak pas besproken wanneer mensen beginnen te klagen. Dan blijkt ineens dat iedereen gesprekken van elkaar kan volgen en concentreren lastig wordt. Dat kun je slimmer aanpakken.

Kijk bij de inrichting meteen naar het soort werk dat ergens plaatsvindt. Waar wordt veel gebeld? Waar moet iemand juist lang kunnen focussen? Welke gesprekken vragen meer privacy?

Glazen wanden kunnen helpen om de open uitstraling te behouden. Akoestische materialen kunnen op andere plekken extra rust geven. Bij BOW gebruiken we PET-viltpanelen als aanvullende optie voor privacy en akoestiek.

Het gaat dus niet om overal zoveel mogelijk materiaal tegenaan zetten. Het gaat om kiezen wat een ruimte nodig heeft.

Hybride werken maakt dinsdag belangrijker dan het gemiddelde

Stel dat gemiddeld zestig procent van je medewerkers op kantoor werkt. Dat klinkt ruim. Tot blijkt dat bijna iedereen dinsdag en donderdag heeft uitgekozen.

Op papier heb je voldoende capaciteit. In de praktijk ontstaat juist op die dagen een tekort aan kleine overlegplekken, videocallruimtes en rustige werkplekken.

Kijk daarom niet alleen naar gemiddelde bezetting. Juist de piekmomenten vertellen je veel. Wanneer loopt het vast? Waar wachten mensen op? Welke ruimtes zijn rond tien uur ’s ochtends steevast gereserveerd?

Dat soort observaties helpen veel meer dan alleen een totaalaantal bureaus.

Praktijkvoorbeeld: hybride vergaderen met tien lege stoelen

Een andere herkenbare situatie: twee medewerkers zitten in een grote vergaderzaal. Op het scherm staan drie collega’s die vanuit huis aansluiten.

De tienpersoonsruimte doet technisch gezien zijn werk. Alleen is het niet bepaald efficiënt.

Tegelijk staat buiten iemand te wachten op een kleine ruimte voor een ander overleg. Met meerdere formaten kun je dat beter verdelen. Grote ruimtes gebruik je voor teamdagen en presentaties. Kleinere ruimtes vangen het dagelijkse hybride overleg op.

Niet meer ruimte dus. Wel beter passende ruimte.

Duurzaam is ook: niet alles weggooien wanneer iets verandert

Bij duurzaamheid denken we snel aan gerecyclede materialen. Logisch. Maar er zit nog een belangrijke kant aan: hoe lang kun je iets blijven gebruiken?

Een vaste kantoorindeling kan na enkele jaren minder goed passen. Wanneer aanpassen vervolgens betekent dat wanden worden gesloopt en materialen verdwijnen, begint het verhaal opnieuw.

Bij een modulair systeem kunnen onderdelen juist opnieuw onderdeel worden van een andere configuratie. Ons systeem is bovendien 100% recyclebaar. Dat maakt duurzaamheid minder abstract. Je kijkt simpelweg verder dan de eerste opstelling.

Begin eens niet bij de vraag: welke unit moeten we hebben?

Dit is misschien wel de belangrijkste tip uit deze hele blog.

Begin niet bij het product.

Loop eerst door een gewone werkdag en vraag medewerkers waar ze tegenaan lopen. Niet alleen managers, maar juist de mensen die iedere dag de ruimtes gebruiken.

Vraag bijvoorbeeld:

• Waar zit je wanneer je echt even wilt focussen?
• Waar voer je een vertrouwelijk gesprek?
• Welke ruimte probeer je vaak te reserveren, maar is steeds vol?
• Welke ruimte staat verrassend vaak leeg?
• Waar doe je je videogesprekken?
• Welke geluiden leiden je het meeste af?
• Welke werkdagen voelen het drukst?
• Waar schuiven projectteams nu aan?
• Welke ruimte mis je minstens één keer per week?
• Welke plek werkt juist heel goed en waarom?

Je krijgt waarschijnlijk geen keurig vastgoedrapport terug. Wel informatie waar je iets aan hebt.

Soms heb je helemaal geen groter kantoor nodig

Wanneer een kantoor vol voelt, is de eerste gedachte al snel: we groeien eruit. Misschien. Maar kijk eerst eens goed.

Een brede doorgang, een ongebruikte hoek of een groot open gebied kan soms anders worden ingezet. Een grote vergaderzaal kan misschien een deel van zijn functie afstaan aan kleinere ruimtes.

Vierkante meters zijn pas echt waardevol wanneer ze passen bij wat mensen er proberen te doen. Dat is ook waarom modulaire kantoorunits interessant kunnen zijn binnen bestaande kantoren. Je voegt een functie toe zonder automatisch op zoek te gaan naar extra gehuurde meters.

Wanneer worden modulaire kantoorunits interessant?

Er bestaat geen magisch aantal medewerkers waarbij je ineens een modulaire kantoorunit nodig hebt. Kijk liever naar signalen.

Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin:

• teams regelmatig groeien of veranderen;
• hybride werken een vast onderdeel van de week is;
• videogesprekken vooral vanaf bureaus plaatsvinden;
• kleine vergaderruimtes altijd vol zitten;
• grote vergaderruimtes vaak onderbezet zijn;
• medewerkers moeite hebben met concentreren;
• vertrouwelijke gesprekken lastig te plannen zijn;
• je het open karakter van kantoor juist wilt behouden;
• een traditionele verbouwing niet wenselijk is;
• je verwacht dat de ruimtebehoefte later opnieuw verandert.

Herken je er meerdere? Dan is het waarschijnlijk tijd om niet alleen naar meubels te kijken, maar naar de structuur van de werkplek.

Toekomstbestendig betekent vooral dat je jezelf niet vastzet

Niemand weet precies hoe het kantoor van 2032 eruitziet. Misschien werken we dan weer massaal vijf dagen op kantoor. Misschien juist niet. Daar hoef je vandaag ook geen antwoord op te hebben.

Een toekomstbestendig kantoor hoeft niet iedere ontwikkeling te voorspellen. Het moet vooral voorkomen dat iedere verandering direct een groot probleem wordt.

Je maakt vandaag keuzes waar mensen prettig mee kunnen werken. Tegelijk houd je voldoende ruimte om over een paar jaar opnieuw te kijken. Dat is een stuk realistischer dan proberen de perfecte definitieve kantoorindeling te tekenen.

De toekomst van flexibel werken is eigenlijk verrassend praktisch

Flexibel werken klinkt soms als een groot HR- of huisvestingsvraagstuk. In de praktijk begint het vaak met iets heel simpels.

Iemand wil even rustig bellen.

Een team wil samen aan een project werken.

Een manager wil een gesprek voeren zonder dat zes collega’s meeluisteren.

En op dinsdag wil iedereen tegelijk een vergaderruimte.

Goede modulaire kantoorunits lossen niet ieder kantoorprobleem op. Dat hoeft ook niet. Ze kunnen wel precies die functies toevoegen die binnen een bestaande omgeving ontbreken.

En misschien is dat wel de kern van flexibel werken: niet voortdurend alles veranderen, maar zorgen dat je kunt veranderen wanneer het nodig is.

Kijk eerst naar de werkdag, daarna pas naar de oplossing

Benieuwd wat jouw kantoor nodig heeft? Begin dan eens met die wandeling op dinsdagmiddag. Kijk welke ruimtes volop worden gebruikt en waar mensen noodgedwongen improviseren.

Wil je daarna zien wat er met verschillende configuraties mogelijk is? Kom langs in de showroom. Daar kun je BOW in het echt bekijken en verschillende afwerkingen en opstellingen ervaren.

Heb je al een plattegrond of een concreet vraagstuk? Mail dan naar sales@bowfitout.com. Dan kijken we samen naar een werkomgeving die prettig werkt zonder alles voor de komende tien jaar vast te leggen.