Hoe informeer je elkaar?

In Odoo Zijn er veel mogelijkheden om informatie tot je te krijgen. Elk type heeft zijn eigen rol. 

Helpdesk

• Hierin komen de emails die gestuurd zijn naar afdelingen en personen. 
• Een ticket is dus iets wat van buiten de organisatie naar binnen komt.
• We hebben een aantal ticket bakken zoals development, informatie, sales etc. Deze bakken kunnen openbaar zijn voor iedereen, of afgeschermd als het alleen maar voor een bepaalde groep of persoon is. 
• Elke mail komt dus als een ticket binnen in Odoo. Dit ticket kan je van afdeling en van persoon wijzigen. Je kunt er in mailen, volgers toevoegen en verwijderen.
• Je kunt ook de klantnaam wijzigen.
• Voeg zoveel mogelijk informatie toe aan het ticket, zoals verkoopkans, verkoopordernummer, inkoopordernummer. Zo kan je de informatie makkelijk terugvinden.
• Rechtsboven kan je de status van het ticket aangeven.
• Als een ticket bij een project hoort, kan je van het ticket een taak maken. Ga naar het tandwieltje en kies voor omzetten naar taak
• Let op dat je het ticket aan de juiste persoon toewijst en het niet op je eigen naam laat staan. 

Taak

• Een taak is iets dat je aanmaakt onder projecten, een agenda afspraak, of een ticket dat je omzet naar taak. 
• Je vindt de taken door bij het icoontje Projecten te kiezen voor taken.
• Een taak begint in ieder geval intern. Je kunt wel een taak met de buitenwacht delen (lees emailen)
• Ook bij taken kan je de status rechtsboven aangeven.
• Let op dat je de taak aan de juiste persoon toewijst en niet op je eigen naam laat staan

Activiteit

• Een activiteit kan je bijna overal aanmaken, bij contacten, agenda afspraak, sales orders, verkoopkansen, projecten noem maar op.
• Je activiteiten vind je bovenaan rechts bij het klokje. In het rood staat hoeveel vervallen taken je hebt.
• Een activiteit kan je voor jezelf aanmaken maar ook voor een ander. 
• Je kunt alle actviteiten zien door naar het klokje te gaan rechtsboven en dan op "alle activiteiten. bekijken" drukken. Haal in de zoekbalk alles weg. Bij het klapveldje in de zoekbalk kan je op dievrese manieren groeperen. " Toegewezen aan" Is wel handig.
• Activiteiten worden meestal gebruikt voor reminders of kleine opdrachtjes. Bijvoorbeeld iets uitzoeken dat bij een Sales Order hoort.
• Als je een activiteit toegewezen hebt gekregen is het heel handig dat indien je klaar bent deze niet op gereed te zetten, maar terug te zetten op de naam van wie je de activiteit hebt ontvangen. Dan is deze persoon op de hoogte en kan deze persoon hem ook gereed melden. Belangrijk is het om een notitie erbij te plaatsen met de ´opdracht´ die je hebt uitgevoerd en dat jij hem dus afmeld bij de persoon die de activiteit heeft aangemeld. 
• Let op dat standaard de vervaldatum van een taak een paar dagen later staat ingesteld dan dat je de taak aanmaakt. Niet handig. We gaan kijken of dit op de dag van vandaag kan worden ingesteld. 
• Als de activiteit nog niet vervallen is, verschijnt er geen melding van. Kijk dus dagelijks zelf even bij activiteiten of er nog iets open staat.
• Let op dat je de activiteit op de juiste naam zet en niet op je eigen naam laat staan.

Chat

• Chats zijn voor kleine berichtjes
• • Melden dat er taart is
  • terugbelverzoek
  • je bent te laat
  • etc
• Je kunt naar een persoon chatten of naar een groep. 
• Je kunt attachments toevoegen
• Gebruik geen chat voor lange berichten of dingen die we in groter verband moeten gebruiken. Maak hier dan een taak voor aan bij project of agenda afspraak.

To Do

• To do 's zijn dingetjes voor jezelf. Het is een soort kladblok.
• Je kunt het wel met anderen delen, maar heeft geen project status. 
• Het is eigenlijk  je eigen opschrijfboekje.